mekanisme kerja anggaran

Mekanisme Kerja Anggaran

Persiapan Penyusunan Anggaran Bank

Penggunaan anggaran akan merombak budaya kerja suatu perusahaan (Corporate Culture) dan untuk merombak budaya suatu perusahaan akan banyak dihadapkan pada berbagai masalah baik yang bersifat teknis dan nonteknis. Hal ini merupakan bentuk tantangan yyang harus dihadapi oleh para budget committemaupun dari manajemen bank yang bersangkutan.

Oleh karena itu sebaiknya sebelum suatu sistem anggaran diterapkan dalam suatu bank, perlu diperhatikan terlebih dahulu berbagai faktor yang mempunyai pengaruh terhadap sukses tidaknya pemakaian anggaran pada suatu bank.

1.      Faktor-faktor dalam penyusunan anggaran

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam penyusunan anggaran, yaitu:

a.       Dukungan manajemen

b.      Partisipasi seluruh pegawai bank

2.      Faktor sarana kerja

Untuk melaksanakan sistem anggaran yang baik tentu diperlukan beberapa macam sarana kerja yang memadai, antaralain meliputi:

a.       Tenaga kerja (Brain Ware) yaitu unit kerja yang bertugas mengkoordinir kegiatan anggaran, baik yang berupa penyusunan anggaran, pencatatan pelaksanaan anggaran evaluasi hasil kerja terhadap anggaran, penyusunan perbaikan dan seterusnya.

b.      Sistem, procedure, tata kerja (Soft Ware) yaitu segala sistem dan prosedur kerja yang telah diperlukan untuk menyusun anggaran tersebut, meliputi antara lain:

1)      Tata cara penyusunan anggaran.

2)      Standard performance atau standard cost yang akan digunakan untuk penyusunan anggaran.

3)      Berbagai informasi Ekstern atau Intern yang akan digunakan untuk penyusunan anggaran.

4)      Berbagai formula atau rumus untuk menyusun ramalan kerja atau prediksi dan seterusnya.

5)      Berbagai formulir atau tabel-tabel untuk menyusun, merumuskan dan membuat evaluasi anggaran.

6)      Berbagai sistem laporan untuk Management Information System.

7)      Sistem Rekening Stelsel (Chart of Account) yang sesuai dengan sifat masing-masing usaha.

8)      Tata cara pemberian reward dan punishment kepada setiap pegawai atas prestasi kerja yang telah dicapainya.

c.       Sarana perangkat keras (hard ware), seperti:

-        Mesin-mesin kalkulator, komputer dan lain-lain.

-        Formulir-formulir kerja

-        Tempat arsip

-        Dll.

3.      Faktor biaya

Besar kecilnya biaya yang disediakan untuk program anggaran ini tentu akan sangat berbeda antara satu bank dengan bank lainnya, akan tergantung pada:

-        Besar kecilnya organisasi anggaran

-        Bentuk dari sarana perangkat lunak yang akan diterapkan

-        Bentuk dan jenis perangkat keras yang akan dicapai

-        Kualitas tenaga kerja yang dipakai

-        Kualitas dari sistem dan prosedur anggaran yang dipakai oleh bank yang bersangkutan

-        Dan seterusnya

4.      Faktor kelengkapan informasi

Jenis informasi yang diperlukan tersebut dapat berupa informasi yang informal maupun formal mengenai bidang moneter, fiskal, perkreditan, dana, ekspor, impor, perdagangan valuta asing, pasaran tenaga kerja, permintaan dana dan seterusnya. Di samping itu informasi yang tidak langsung berhubungan dengan kegiatan perbankan itu sendiri juga sangat diperlukan untuk penyusunan anggaran tersebut, misalnya perkembangan volume  perdagangan suatu komoditi tertentu, ditemukan jenis-jenis teknologi baru di bidang produksi dan seterusnya.

Informasi-informasi diatas harus dapat dikumpulkan dan dikelola dengan baik agar dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk keperluan penyusunan anggaran tersebut.

5.      Faktor jenis usaha dari bank yang bersangkutan

Dalam penyusunan anggaran untuk suatu bank tertentu pertama-tama perlu diperhatikan sifat dan jenis usaha dari bank yang bersangkutan, misalnya dimana segmen pasar dari bank tersebut, jaringan usaha yang ada, bilamana perlu diperhatikan spesialisasi atau niche pasar yang dimilikinya.

Selain faktor nasabah, sumber dana, pola pemasaran jasa perbankan itu sendiri juga perlu diperhatikan faktor-faktor bank sejenis yang menjadi saingan utama bagi bank yang bersangkutan. Begitu juga tingkat intensitas persaingan juga perlu mendapatkan perhatian dalam penyusunan anggaran.

6.      Perkembangan kegiatan perekonomian secara makro

Berbagai aspek dalam perekonomian yang perlu diperhatikan ialah:

Tingkat pertumbuhan perekonomian baik nasional maupun internasional dimana bank yang bersangkutan mempunyai cabang atau beroperasi.

Kebijaksanaan moneter, perbankan, pasar uang dan modal, perpajakan, perubahan tingkat suku bunga, bunga kredit, perubahan kurs valuta asing, besarnya bantuan kredit likuiditas dari bank sentral, besarnya Legal Reserve Requirement yang ditetapkan oleh bank sentral, batasan maksimum Aktiva Tertimbang Menurut Risiko (ATMR), tingkat maksimum Legal Lending Limit, sarana dan mekanisme dari pasar modal atau dana yang tersedia dan seterusnya.

Prosedur Penyusunan Anggaran

Secara garis besar, proses penyusunan anggaran terbagi menjadi dua, yakni dari atas ke bawah (top-down) dan dari bawah ke atas (bottom-up).

Dari atas ke bawah (Top-down)

Merupakan proses penyusunan anggaran tanpa penentuan tujuan sebelumnya dan tidak berlandaskan teori yang jelas. Proses penyusunan anggaran dari atas ke bawah ini secara garis besar berupa pemberian sejumlah uang dari pihak atasan kepada para karyawannya agar menggunakan uang yang diberikan tersebut untuk menjalankan sebuah program. Terdapat 5 metode penyusunan anggaran dari atas ke bawah:

1. Metode kemampuan (The affordable method) adalah metode dimana perusahaan menggunakan sejumlah uang yang ada untuk kegiatan operasional dan produksi tanpa mepertimbangkan efek pengeluaran tersebut.
2. Metode pembagian semena-mena (Arbitrary allocation method) merupakan proses pendistribusian anggaran yang tidak lebih baik dari metode sebelumnya. Metode ini tidak berdasar pada teori, tidak memiliki tujuan yang jelas, dan tidak membuat konsep pendistribusian anggaran dengan baik.
3. Metode persentase penjualan (Percentage of sales) menggambarkan efek yang terjadi antara kegiatan iklan dan promosi yang dilakukan dengan persentase peningkatan penjualan di lapangan. Metode ini mendasarkan pada dua hal, yaitu persentase penjualan dan sejumlah pengembalian yang diterima dari aktivitas periklanan dan promosi yang dilakukan.
4. Melihat pesaing (Competitive parity) karena sebenarnya tidak ada perusahaan yang tidak mau tahu akan keadaan pesaingnya. Tiap perusahaan akan berusaha untuk melakukan promosi yang lebih baik dari para pesaingnya dengan tujuan untuk menguasai pangsa pasar.
5. Pengembalian investasi (Return of investment) merupakan pengembalian keuntungan yang diharapkan oleh perusahaan terkait dengan sejumlah uang yang telah dikeluarkan untuk iklan dan aktivitas promosi lainnya. Sesuai dengan arti katanya, investasi berarti penanaman modal dengan harapan akan adanya pengembalian modal suatu hari.

Dari bawah ke atas (Bottom-up)

Merupakan proses penyusunan anggaran berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dan anggaran ditentukan belakangan setelah tujuan selesai disusun. Proses penyusunan anggaran dari bawah ke atas merupakan komunikasi strategis antara tujuan dengan anggaran.  Terdapat 3 metode dasar proses penyusunan anggaran dari bawah ke atas, yakni:

1. Metode tujuan dan tugas (Objective and task method) dengan menegaskan pada penentuan tujuan dan anggaran yang disusun secara beriringan. Terdapat 3 langkah yang ditempuh dalam langkah ini, yakni penentuan tujuan, penentuan strategi dan tugas yang harus dikerjakan, dan perkiraan anggaran yang dibutuhkan untuk mencapai tugas dan strategi tersebut.
2. Metode pengembalian berkala (Payout planning) menggunakan prinsip investasi dimana pengembalian modal diterima setelah waktu tertentu. Selama tahun pertama, perusahaan akan mengalami rugi dikarenakan biaya promosi dan iklan masih melebihi keuntungan yang diterima dari hasil penjualan. Pada tahun kedua, perusahaan akan mencapai titik impas (break even point) antara biaya promosi dengan keuntungan yang diterima. Setelah memasuki tahun ketiga, barulah perusahaan akan menerima keuntungan penjualan. Strategi ini hasilnya dirasakan dalam jangka panjang.
3. Metode perhitungan kuantitatif (Quantitative models) menggunakan sistem perhitungan statistik dengan mengolah data yang dimasukkan dalam komputer dengan teknik analisis regresi berganda (multiple regression analysis). Metode ini jarang digunakan karena kompleks dalam pemakaiannya.

Dalam penyusunan anggaran perlu diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Preliminary study

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam preliminary study, meliputi:

a.       Perumusan sasaran usaha bank

b.      Planning assumption

2.      Penelitian risiko usaha